Excel - Invoegen van lege rijen in een tabel

Doel Excel

Soms heb je in Excel een tabel en moet je tussen iedere regel een lege rij hebben. In deze blog leer ik je een truc waarmee je dit in Excel eenvoudig kan oplossen.

Klik hier voor het bijbehorende YouTube filmpje

Zoals je in figuur 1 ziet, heb ik een tabel met zomaar wat gegevens. En om in Excel tussen iedere rij een lege rij in te voegen ga ik gebruik maken van een zogenaamde hulpkolom. Je gaat naar cel E3 en typt het cijfer 1 in gevolgd door Ctrl + Enter (dit is een sneltoets in Excel waarmee je in de cel blijft nadat je de invoer hebt bevestigd. Zie ook figuur 1.

Figuur 1

Klik vervolgens op de vulgreep. Dat is het kleine vierkantje wat je rechts in de hoek van cel E3 ziet.

Excel zal dan vervolgens alle onderliggende lege cellen vullen met een 1. Door vervolgens gebruik te maken van de automatische vulopties en te kiezen voor 'reeks doorvoeren', zal Excel van de getallen de reeks 1, 2, 3, 4......etc. maken. Zie figuur 2 en 3.

Figuur 2

Figuur 3

Nadat je de reeks hebt doorgevoerd, is het bereik E3:E14 nog steeds geselecteerd. Kopieer dit bereik door de sneltoets Ctrl + C te gebruiken (de sneltoets binnen Excel voor kopiëren).

Ga naar cel E15 en plak de gekopieerde gegevens met behulp van de Excel sneltoets Ctrl + V.

Figuur 4

Selecteer vervolgens de gehele tabel (inclusief kolom E). Dit doe je door met de muis in cel E3 te klikken en achtereenvolgens de Excel sneltoetsen Ctrl + Shift + pijltjestoets naar beneden en Ctrl + Shift + pijltjestoets naar links te gebruiken.

Daarna ga je naar gegevens en kies je voor sorteren van laag naar hoog.

Figuur 5

Het resultaat in Excel na toepassen van bovengenoemde stappen

Figuur 6

De laatste stap in Excel

Als laatste verwijder je kolom E omdat deze getallen geen onderdeel van je tabel zijn en je dit slechts hebt gebruikt als hulpmiddel.

Hoe sorteer ik tekst met getallen in Excel?

Klik hier voor het bijbehorende YouTube filmpje.

Uitleg hoe sorteer ik tekst met getallen in Excel

In deze blog leg ik uit hoe je in Excel tekst met getallen op een juiste manier kunt seletcteren.

Je ziet in figuur 1 een tabel in Excel waarbij de verkopers (kolom A) van een bepaalde regio  in een willekeurige volgorde staan omdat deze tabel gesorteerd is op Regio (kolom B).

Figuur 1 Gesorteerd op Regio (kolom B)

Wanneer je nu wilt sorteren op verkopers, dan klik je in een willekeurige cel in kolom A en ga je via gegevens naar sorteren van A naar Z (figuur 2).

Figuur 2

Figuur 3 Het resultaat na sorteren van kolom A

Helaas voor niet het verwachte resultaat. Ik had namelijk verwacht dat de volgorde op nummer zou zijn. Dus verkoper 1, verkoper 2, verkoper 3 etc.

Dit komt omdat Excel de volgnummers als tekst ziet en niet als getallen.

De vraag is nu natuurlijk, hoe je de juiste volgorde wel kunt realiseren.

Hier zijn natuurlijk weer verschillende trucjes voor. Eén van deze trucs zit in de opmaak.

Je begint door eerst het woord verkoper te verwijderen en dat doe je met zoeken en vervangen.

Selecteer het bereik en vervang het woord Verkoper gevolgd door een spatie met helemaal niets (figuur 4)

Figuur 4

Bevestigen met OK en het venster 'zoeken en vervangen' sluiten.

Figuur 5

Figuur 6

Wat je dan over houdt zijn de volgnummers van de verkopers. 

Figuur 7

Het bereik is nog steeds geselecteerd en met de sneltoets CTRL + 1 ga ik naar de celeigenschappen van Excel en kies ik voor getal en aangepast.

In de balk vervang je het woord 'standaard' door het woord verkoper. En omdat tekst in Excel altijd begint met een aanhalingsteken moet ik dat hier ook doen. 

Ik begin dus met een aanhalingstekens gevolgd door het woord "Verkoper en een spatie en sluit ook af met een aanhalingsteken. 

Om ervoor te zorgen dat Excel de volgnummers als getallen gaat zien, sluit ik af met een NUL.

Figuur 8



Na de bevestiging met OK zie je direct dat de tabel weer is zoals het er zojuist uitzag.

Figuur 9 Het resultaat na de aanpassing in celeigenschappen

Wanneer je nu in kolom A in een willekeurige cel klik ten via gegevens (zie figuur 2) gaat sorterenz op verkopers (kolom A), zul je zien dat de volgorde nu wel op een logische manier wordt weergegeven.

Figuur 10