Excel - Invoegen van lege rijen in een tabel

Doel Excel

Soms heb je in Excel een tabel en moet je tussen iedere regel een lege rij hebben. In deze blog leer ik je een truc waarmee je dit in Excel eenvoudig kan oplossen.

Klik hier voor het bijbehorende YouTube filmpje

Zoals je in figuur 1 ziet, heb ik een tabel met zomaar wat gegevens. En om in Excel tussen iedere rij een lege rij in te voegen ga ik gebruik maken van een zogenaamde hulpkolom. Je gaat naar cel E3 en typt het cijfer 1 in gevolgd door Ctrl + Enter (dit is een sneltoets in Excel waarmee je in de cel blijft nadat je de invoer hebt bevestigd. Zie ook figuur 1.

Figuur 1

Klik vervolgens op de vulgreep. Dat is het kleine vierkantje wat je rechts in de hoek van cel E3 ziet.

Excel zal dan vervolgens alle onderliggende lege cellen vullen met een 1. Door vervolgens gebruik te maken van de automatische vulopties en te kiezen voor 'reeks doorvoeren', zal Excel van de getallen de reeks 1, 2, 3, 4......etc. maken. Zie figuur 2 en 3.

Figuur 2

Figuur 3

Nadat je de reeks hebt doorgevoerd, is het bereik E3:E14 nog steeds geselecteerd. Kopieer dit bereik door de sneltoets Ctrl + C te gebruiken (de sneltoets binnen Excel voor kopiëren).

Ga naar cel E15 en plak de gekopieerde gegevens met behulp van de Excel sneltoets Ctrl + V.

Figuur 4

Selecteer vervolgens de gehele tabel (inclusief kolom E). Dit doe je door met de muis in cel E3 te klikken en achtereenvolgens de Excel sneltoetsen Ctrl + Shift + pijltjestoets naar beneden en Ctrl + Shift + pijltjestoets naar links te gebruiken.

Daarna ga je naar gegevens en kies je voor sorteren van laag naar hoog.

Figuur 5

Het resultaat in Excel na toepassen van bovengenoemde stappen

Figuur 6

De laatste stap in Excel

Als laatste verwijder je kolom E omdat deze getallen geen onderdeel van je tabel zijn en je dit slechts hebt gebruikt als hulpmiddel.

Hoe sorteer ik tekst met getallen in Excel?

Klik hier voor het bijbehorende YouTube filmpje.

Uitleg hoe sorteer ik tekst met getallen in Excel

In deze blog leg ik uit hoe je in Excel tekst met getallen op een juiste manier kunt seletcteren.

Je ziet in figuur 1 een tabel in Excel waarbij de verkopers (kolom A) van een bepaalde regio  in een willekeurige volgorde staan omdat deze tabel gesorteerd is op Regio (kolom B).

Figuur 1 Gesorteerd op Regio (kolom B)

Wanneer je nu wilt sorteren op verkopers, dan klik je in een willekeurige cel in kolom A en ga je via gegevens naar sorteren van A naar Z (figuur 2).

Figuur 2

Figuur 3 Het resultaat na sorteren van kolom A

Helaas voor niet het verwachte resultaat. Ik had namelijk verwacht dat de volgorde op nummer zou zijn. Dus verkoper 1, verkoper 2, verkoper 3 etc.

Dit komt omdat Excel de volgnummers als tekst ziet en niet als getallen.

De vraag is nu natuurlijk, hoe je de juiste volgorde wel kunt realiseren.

Hier zijn natuurlijk weer verschillende trucjes voor. Eén van deze trucs zit in de opmaak.

Je begint door eerst het woord verkoper te verwijderen en dat doe je met zoeken en vervangen.

Selecteer het bereik en vervang het woord Verkoper gevolgd door een spatie met helemaal niets (figuur 4)

Figuur 4

Bevestigen met OK en het venster 'zoeken en vervangen' sluiten.

Figuur 5

Figuur 6

Wat je dan over houdt zijn de volgnummers van de verkopers. 

Figuur 7

Het bereik is nog steeds geselecteerd en met de sneltoets CTRL + 1 ga ik naar de celeigenschappen van Excel en kies ik voor getal en aangepast.

In de balk vervang je het woord 'standaard' door het woord verkoper. En omdat tekst in Excel altijd begint met een aanhalingsteken moet ik dat hier ook doen. 

Ik begin dus met een aanhalingstekens gevolgd door het woord "Verkoper en een spatie en sluit ook af met een aanhalingsteken. 

Om ervoor te zorgen dat Excel de volgnummers als getallen gaat zien, sluit ik af met een NUL.

Figuur 8



Na de bevestiging met OK zie je direct dat de tabel weer is zoals het er zojuist uitzag.

Figuur 9 Het resultaat na de aanpassing in celeigenschappen

Wanneer je nu in kolom A in een willekeurige cel klik ten via gegevens (zie figuur 2) gaat sorterenz op verkopers (kolom A), zul je zien dat de volgorde nu wel op een logische manier wordt weergegeven.

Figuur 10

Negatieve Percentages In Het Rood

Wanneer je negatieve getallen in het rood wilt zien, is dit vaak geen probleem omdat Excel deze mogelijkheid heeft ingebouwd. Maar hoe ga je dan bijvoorbeeld om met percentages die negatief zijn?

Dat dit ook niet zo heel moeilijk is blijkt wel uit dit artikel. In slechts een paar stappen heb je deze klus geklaard.

Wanneer je het bijbehorende YouTube filmpje wilt bekijken, klik dan hier.

Je begint door het gebied met de negatieve percentages te selecteren.

Vervolgens ga je naar celeigenschappen door middel van de sneltoets Ctrl + 1 en selecteer je achtereenvolgens:

• het tabblad 'Getal'
• Aangepast en
• met de muis klik je achter het percentage (%) teken (zie 'Type')

Type achter het percentage het volgende: ;[rood]-0,00% 

en klik op "OK".

Hieronder zie je het resultaat.

 

 Met een ExcelLerende groet,

Jan Bolhuis

Rekenen met datums

Wat veel excel-gebruikers lastig vinden en waar ik veel vragen over krijg is hoe je omgaat met het berekenen van leeftijden.

In dit artikel leg ik uit hoe je een toekomstdatum (bijv. pensioendatum) kunt berekenen.

Hoe het niet moet!

Vaak kom ik oplossingen tegen met daarin het getal 365,25 verwerkt. Dit getal is gebaseerd op drie jaren van 365 dagen en 1 jaar (schrikkeljaar) van 366 dagen.

365 * 3 + 366 = 1.461

1.461 / 4 = 365,25 (het gemiddelde aantal dagen per jaar)

Op basis hiervan kun je uitrekenen wanneer iemand bijvoorbeeld 53 jaar wordt wanneer hij op 15 augustus 1965 is geboren.

Cel A1 = 15-08-1965

Cel A2 = 53

Cel A3 = A1+(A2*365,25)

Antwoord: 15-08-2018

Simpel genoeg toch?

Maar vervang het getal 53 eens door 43, 47, 55 of 63?

Conclusie

Maak nooit gebruik van bovenstaande formule wanneer je met datums moet rekenen omdat niet in alle gevallen het juiste antwoord wordt berekend.

Het antwoord is in geval van 55 jarige leeftijd namelijk 14 augustus 2020 in plaats van 15 augustus 2020.

En hoe moet het dan wel?

(advies van ExcelXL.nl)

Gebruik de ingebouwde datum functies van Excel. Alleen dan weet je zeker dat je de juiste uitkomsten zult krijgen.

Om je op weg te helpen zal ik je een voorbeeld geven:

Cel A1 = 15-08-1965

Cel A2 = 55

Vraag: wanneer wordt deze persoon 55 jaar? (twee oplossingen)

=DATUM(JAAR(A1)+A2;MAAND(A1);DAG(A1)) of

=ZELFDE.DAG(A1;A2*12)

Trouwens, de genoemde formules kun je in een willekeurige cel typen.

Met een ExcelLerende groet,

Jan Bolhuis